So sánh sàn
Dựa trên các thông số và ưu, nhược điểm của sàn mà chúng tôi đưa ra, bạn có thể dễ dàng nhận biết đâu là sàn giao dịch phù hợp nhất với nhu cầu đầu tư của mình.

Sơ đồ Gantt Là Gì? Cách Vẽ Sơ Đồ Gantt Đơn Giản Trong Excel

Sơ đồ Gantt là gì 1

Sơ đồ Gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt vồn là một trong những công cụ quản lý dự án được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Vậy sơ đồ Gantt là gì? Làm sao để vẽ Gantt Chart trong Excel? Hãy cùng Topdanhgiasan.com tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé.

Sơ đồ Gantt Là Gì?

Sơ đồ Gantt là một dạng sơ đồ được dùng để quản lý dự án, giúp người dùng dễ dàng nắm bắt các đầu mục nhiệm vụ cụ thể như mốc thời gian, tiến độ công việc một cách chi tiết và  trực quan nhất. Mặt khác đây được xem là công cụ lâu đời và được sử dụng phổ biến nhất cho đến ngày nay.

Về cơ bản, biểu đồ Gantt sẽ gồm có 2 phần chính là trục tung và trục hoành. Trong đó:

  • Trục tung sẽ dùng để minh họa các đầu mục công việc
  • Trục hoành sẽ thể hiện các mốc thời gian hoàn thành công việc

Chính bởi cách thể hiện đơn giản và dễ hiểu, sơ đồ Gantt rất phù hợp để tiến hành lập kế hoạch, lên timeline thực hiện hoặc quản lý tiến độ công việc, dự án. Bởi thông qua đó bạn sẽ dễ dàng nắm bắt các đầu thông tin quan trọng của từng công việc và thời gian hoàn thành của mỗi dự án.

Sơ đồ Gantt là gì 2

Định nghĩa sơ đồ Gantt

Các Thành Phần Chính Trong Gantt Chart Chuẩn

Các thành phần chính trong sơ đồ Gantt là gì? Thông thường một biểu đồ Gantt sẽ gồm nhiều thành phần khác nhau. Tuy nhiên một biểu đồ Gantt chuẩn sẽ bao gồm các thành phần chính như sau:

  • Task list: Đây sẽ là nơi hiển thị chi tiết các nhiệm vụ quan trọng để xây dựng một dự án. Danh sách nhiệm vụ sẽ được liệt kê theo trục dọc của sơ đồ và có thể được sắp xếp theo từng nhóm
  • Timeline: Sẽ thể hiện tổng thời gian hoàn thành dự án trên trục ngang của biểu đồ như ngày, tuần, tháng…
  • Bars: Sẽ cung cấp hình ảnh chi tiết và rõ ràng về thời gian và tiến độ hoàn thành công việc, dự án
  • Milestones: Sẽ được dùng để liệt kê, đánh dấu các sự kiện quan trọng
  • Dependencies: Kết nối các công việc, nhiệm vụ lại với nhau theo một lộ trình nhất định
  • Progress: Tiến trình
  • Resource assigned: Sẽ cho biết ai chịu trách nhiệm thực hiện hoặc quản lý chịu trách nhiệm chính

Xem thêm về chiến lược kinh doanh là gì? lên kế hoạch ra sao

Ưu – Nhược Điểm Chính Của Sơ Đồ Gantt Là Gì?

Sơ đồ Gantt là gì? Nó có ưu, nhược như thế nào so với các công cụ quản lý khác hiện nay? Dưới đây là một số những ưu, nhược điểm nổi bật mà bạn cần nắm rõ trước khi áp dụng biểu đồ này cho dự án của mình

Ưu Điểm

Nhìn chúng, Gantt là công cụ hỗ trợ thuận tiện nhất trong việc lập kế hoạch cho các dự án, bởi nó có các ưu điểm ưu việt như:

  • Quản lý nhiều thông tin: Bởi sơ đồ Gantt có cách thức trình bày khá đơn giản, dễ hiểu chỉ gồm 2 trục chính. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt dễ dàng các thông tin cần thiết của dự án như tên công việc, người đảm nhận, thời gian…
  • Nâng cao hiệu suất công việc: Nhìn vào biểu đồ, ta sẽ biết được mối liên kết giữa các công việc với toàn bộ dự án, giúp mỗi cá nhân hiểu được tầm quan trọng của từng mắt xích trong kế hoạch. Điều này sẽ thúc đẩy các cá nhân chủ động hoàn thành công việc đúng hạn. Bởi nếu bạn làm việc chậm trễ thì sẽ làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của người khác và làm ảnh hưởng đến toàn bộ dự án.
  • Sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả: Nhờ có Gantt mà quản lý dự án sẽ dễ dàng phân bổ công việc và phân công nguồn lực một cách tối ưu và hiệu quả hơn. Giúp hạn chế và giảm thiểu tình trạng quá tải công việc và đảm bảo chất lượng dự án.
Sơ đồ Gantt là gì 3

Ưu – Nhược điểm chính của sơ đồ Gantt là gì?

Nhược Điểm 

Ngoài những ưu điểm nổi bật kể trên, biểu đồ Gantt còn tồn tại một số các mặt hạn chế như:

  • Gantt chỉ phù hợp cho các dự án nhỏ: Với những dự án lớn có hàng trăm mục công việc khác nhau, sơ đồ Gantt sẽ mất dần đi các mặt ưu điểm. Bởi người quản lý sẽ rất khó để xem một dự án một cách tổng quát trên màn hình máy tính và phải mất nhiều thời gian để dò xét công việc. 
  • Sơ đồ còn phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng: Nếu xây dựng cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với Gantt có thể sẽ khiến cho nhà quản lý gặp nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu của dự án, nếu như quên hoặc ước tính sai thời lượng…Việc này sẽ mang lại nhiều sự phiền toái cho nhà quản lý.
  • Gantt xử lý các ràng buộc của dự án chưa tốt: Thông thường một dự án sẽ gồm có 3 yếu tố chính là thời gian, chi phí và phạm vi. Tuy nhiên, với sơ đồ Gantt thì trọng tâm chính lại là yếu tố thời gian. Do đó, mức độ ưu tiên công việc rất khó kiểm soát nếu như có nhiều đầu mục công việc phức tạp, đan xen nhau. 

Các Bước Lập Gantt Chart Trong Quản Lý Dự Án

Như đã giới thiệu cơ bản về sơ đồ Gantt là gì ở trên, thì đây được coi là một công cụ hữu hiệu giúp các nhà quản lý khi phải đảm nhận một dự án nào đó. Nếu như trước kia, khi chưa có sự ra đời của máy tính thì người ta buộc phải vẽ sơ đồ Gantt hoàn toàn bằng tay. Việc này rất mất nhiều thời gian và có nhiều hạn chế mỗi lần thay đổi hoặc sửa đổi sẽ đều phải vẽ lại. Tuy nhiên, ngày nay việc vẽ Gantt trở nên dễ dàng hơn  bởi có máy tính và các phần mềm hỗ trợ. Dưới đây là các bước để lập biểu đồ Gantt trong quản lý dự án

Bước 1: Xác Định Các Đầu Mục Công Việc Quan Trọng Nhất

Để có thể tạo lập được một sơ đồ hoàn chỉnh thì việc đầu tiên bạn cần làm là ngồi liệt kê, ghi lại các đầu mục công việc quan trọng của dự án. Bạn nên suy nghĩ về mục tiêu mà dự án cần đạt là gì, sau đó xác định thời gian cần hoàn thành công việc của dự án.

Sơ đồ Gantt là gì 4

Xác định các đầu mục công việc quan trọng nhất

Bước 2: Xác Định Mối Liên Kết Giữa Các Đầu Mục Công Việc

Sau khi đã liệt kê được các đầu mục công việc cần có và thời gian thì tiếp theo là bạn cần phải xác định các mối liên kết giữa các đầu công việc và nhiệm vụ nào cần được hoàn thành trước và nhiệm vụ nào hoàn thành sau. Gantt Chart sẽ thể hiện điều này, bởi đây là một trong những ưu điểm nổi bật của Gantt. 

Trên thực tế, các hoạt động phụ thuộc này còn được gọi là công việc “tuần tự” và các nhiệm vụ khác sẽ là “song song” – tức là nó có thể được thực hiện cùng lúc với các nhiệm vụ khác. Trong sơ đồ gantt, có 3 mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự là:

  • Finish to Start (FS): Nghĩa là công việc FS sẽ bắt đầu khi công việc trước liên quan đã kết thúc.
  • Start to Start (SS): Nghĩa là công việc SS bắt đầu cho đến khi công việc trước đó bắt đầu.
  • Finish to Finish (FF): Nghĩa là công việc FF kết thúc sau khi công việc trước đó cũng kết thúc.

40+ việc làm thêm tại nhà cho bạn

Bước 3: Tiến Hành Biểu Thị Sơ Đồ Gantt

Khi đã đã có đủ dữ liệu cần thiết rồi thì sau đây bạn sẽ tiến hành biểu thị sơ đồ Gantt qua phần mềm hỗ trợ như Gantto, Base Wework, Microsoft Project…Bên cạnh đó, có một số công cụ được thiết kế dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Tức là bạn và nhóm dự án của bạn có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ một vị trí nào. Điều này rất hữu ích khi thảo luận, tối ưu hóa hay báo cáo các dự án.  

Sơ đồ Gantt là gì 5

Tiến hành biểu thị sơ đồ Gantt

Bước 4: Cập Nhật Tiến Độ Của Dự Án

Bước cuối cùng là theo dõi biểu đồ, nếu như dự án di chuyển theo trục tung nghĩa là nó đang phát triển. Tuy nhiên sẽ có nhiều thay đổi hoặc sửa đổi trong quá trình triển khai dự án. Chính vì vậy, bạn cần chú ý cập nhật và điều chỉnh sao cho hợp lý và chuẩn xác để không bị ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành dự án.

Cách Vẽ Biểu Đồ Gantt Đơn Giản Trong Excel

Chuẩn Bị Dữ Liệu

Trước khi tiến hành vẽ biểu đồ Gantt, bạn nên thêm cột % Completion (tỷ lệ hoàn thành) trong bảng Actual (thực hiện) và mục Days Completed (số ngày đã thực hiện) trong Data Preparation. Trong đó cần lưu ý:

  • Nếu như Project Timeline (Thời gian dự án) cho mục Plan (kế hoạch) thì sẽ không tính số ngày đã thực hiện (Days completed)
  • Nếu như Project Timeline là Actual thì Days completed = % Completion * Days
Sơ đồ Gantt là gì 6

Chuẩn bị dữ liệu

Vẽ Biểu Đồ Gantt Trong Excel

Tạo biểu đồ mới

Tại giao diện màn hình chính của Excel, trên thanh công cụ bạn nhấp chuột chọn Insert, sau đó ấn chọn biểu tượng Chart/ Bar/ Stacked Bar.

Sơ đồ Gantt là gì 7

Tạo biểu đồ mới

Nhập dữ liệu

  • Trong thẻ Chart Tools, ấn chọn mục Design và sau đó ấn chọn Select Data
  • Trong ô Chart Data Range, bạn hãy chọn vùng dữ liệu cần nhập vào biểu đồ
  • Thêm một vùng dữ liệu nữa Start Date trong phần Legend Entries (Series) bấm Add
  • Bạn có thể thay đổi vị trí của Start Date lên trước mục Days trong Legend Entries và chỉnh sửa lại cho mục Horizontal (Category) Axis Labels. 
Sơ đồ Gantt là gì 8

Nhập dữ liệu vào biểu đồ

Sắp xếp thứ tự Task

Bạn có thể sắp xếp thứ tự các Task bằng cách như sau: 

Bước 1: Bạn nhấp vào tên các Task trong biểu đồ

Bước 2: Trong mục Axis Options bạn ấn chọn Categories In Reverse Order.

Sơ đồ Gantt là gì 9

Sắp xếp thứ tự Task

Chỉ giữ lại phần biểu đồ Days Completed 

Để có thể quản lý tiến độ một cách hiệu quả, phần Days Completed (số ngày thực hiện) các Task cần được hiển thị. Trong biểu đồ sẽ có 2 phần là phần màu xanh thể hiện số ngày thực hiện, phần màu vàng là tính từ mốc bắt đầu. Để ấn phần tô vàng, bạn ấn chuột phải vào thanh biểu dổ và sau đó chọn Format Data Series trong mục Fill chọn No Fill và mục Border chọn No Line.

Sơ đồ Gantt là gì 10

Chỉ giữ lại phần biểu đồ Days Completed

Điều chỉnh thời gian cho phù hợp với dự án thực tế

Trong khi vẽ biểu đồ Gantt Excel sẽ đề xuất cho bạn về khoảng thời gian thực hiện công việc trong khi vẽ Chart. Do đó, bạn cần điều chỉnh các khoảng thời gian phù hợp so với dự án thực tế. Để điều chỉnh lại khoảng thời gian này cho đúng với dự án thực tế bạn tiến hành nhập 2 ngày nhỏ nhất và lớn nhất gần nhau với dự án vào vị trí bất kỳ trong Sheet. Sau đó hãy chọn Format Cells là General cho 2 vị trí đó.

Theo dõi % Completion

Để theo dõi % Completion (tỷ lệ hoàn thành)  công việc, bạn cần phải biểu diễn phần Days Completed vào trong biểu đồ và kết hợp với Days. Để làm điều này, bạn cần thêm Error Bar vào biểu đồ bằng cách nhấn vào biểu đồ và chọn lần lượt trong các thẻ là Chart Tools/Design/Add Chart Element/Error Bars/More Error Bar Options. Sau đó, mục Add Error Bars Based on Series (chọn vùng dữ liệu để thêm), khi đó bạn hãy chọn Start Date. 

50+ công việc nghề kiếm tiền nhanh hiện nay

Sơ đồ Gantt là gì 11

Theo dõi % Completion

Trong mục Format Error Bars bạn hãy tiến hành như sau: 

  • Tại Direction bạn chọn Plus
  • Mục End Style chọn No Cap
  • Trong Error Amount, bạn chọn Custom/ Specify Value và chọn tới vùng Days Completed

Để định dạng cho hiển thị vùng này, bạn làm theo bước sau: 

  • Chọn màu (Color): Bạn chọn màu có độ tương phản cao so với các màu đang hiển thị trên sơ đồ.
  • Chọn độ rộng (Width): Bạn điều chỉnh sao cho Error Bar sẽ chèn lên toàn bộ vùng biểu đồ gốc
Sơ đồ Gantt là gì 12

Sử dụng Error Bars

Kết Luận

Như vậy, bài viết trên cũng đã giới thiệu và giải đáp đến bạn về sơ đồ Gantt là gì cũng như cách vẽ Gantt Chart trong Excel. Hy vọng rằng với những thông tin trên sẽ giúp bạn có thêm nhiều kiến thức và hiểu biết về biểu đồ này và có sự lựa chọn công cụ phù hợp với dự án của doanh nghiệp.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *